Fases implantación

Primera toma de contacto con el estado de la organización, evaluar su posición respecto a la normativa a aplicar, conocer los procesos existentes en cada área y determinar aquellos que sería necesario introducir para el desarrollo del sistema.

Tareas:

• Identificar las actividades clave para la elaboración del producto/prestación del servicio que requieren normalización.
• Análisis de las prácticasEstudio de la organización, responsabilidades y funciones de la empresa con responsabilidades que afecten a la realización del producto/prestación del servicio.
• Estudiar las regulaciones específicas del sector en que se desenvuelve la organización en cuanto al cumplimiento de requisitos legales.
• Evaluación del cumplimiento legal.

Mediante una reunión inicial el equipo consultor asignado presentará de manera descriptiva cada una de las etapas y las actividades que se realizarán durante el transcurso del proyecto. Se pretende que en la medida de lo posible la reunión esté formada por las siguientes personas:

• Alta Dirección
• Responsables de las diferentes áreas de la empresa
• Representante de la Dirección asignado al desarrollo del proyecto. (Responsable de Calidad o Sistema)

El objetivo de la reunión es la presentación a la organización del equipo consultor, así como establecer los canales de comunicación entre YUME Consultores y el Responsable del Sistema:

• Fijar los mejores días de la semana donde coincidan con mayor probabilidad las agendas.
• Determinar las personas más adecuadas de cada departamento que pueden realizar labores de interlocución entre la organización y el consultor (personas con mayor experiencia,…)
• Entrega y comentarios de una planificación con los plazos establecidos para cada fase del proyecto. Una vez analizados los datos extraídos durante la/s visita /s comercial/es previa/s (Ver ejemplo)

En esta fase se identificarán todos los procesos y se estableceran los controles, entradas, salidas, responsabilidades y recursos asignados.

Se eleraborará la información documentada necesaria para aborar el concepto de "estructura de alto nivel" para dar cumplimiento a los siguiente puntos de las normas ISO versión 2015.

• Contexto de la organización
• Liderazgo
• Planificación
• Apoyo (recursos, competencia, toma de conciencia, información documentada, operaciones,...)
• Evaluación del desempeño
• Mejora

Una vez identificadas las actividades de cada una de las áreas de la empresa, el consultor analiza los diferentes procesos y se realiza:

• Un anásis de riesgos
• Determinación de oportunidades. 

Con el objeto de hacer a la plantilla partícipes de la importancia del Sistema de Gestión y garantizar la comprensión del contenido y alcance del mismo de la Calidad, YUME Consultores propone dos canales para impartir la formación.

Actividades de concienciación y sensibilización.El carácter proactivo del consultor será clave a la hora de transmitir losconocimientos y consejos para una puesta en marcha del Sistema. Las actividades de concienciación se realizarán a lo largo del desarrollo del proyecto haciendo hincapié en Dirección y los empleados con puestos de relevancia que han participado en la elaboración de la documentación.

Impartición de curso de formación.Irá dirigido principalmente al resto del personal afectado por el Sistema y cuyo objetivo es dejar claras todas las funciones y metodologías que afecten a la gestión de la calidad, así como la divulgación de la política y objetivos.

El objetivo sería poner en práctica lo establecido en los documentos elaborados.

Tareas:

• Distribuir la documentación a todos los implicados.La documentación aprobada debe ser distribuida a las áreas en la medida en que vaya siendo aprobada.Poner en práctica lo establecido en los documentos.
• Recopilar evidencia documentada de lo anterior (Registros)

El objetivo sería la verificación de cada uno de los procesos metodologías del sistema frente a la norma de referencia, así como conseguir la experiencia necesaria por parte del Responsable del Sistema y personal de cara a la auditoría de certificación.

Esta verificación, se llevará a cabo de la misma manera que la realizaría la entidad certificadora. Para garantizar la objetividad de la misma el/los auditor/es será personal que no haya participado en el desarrollo del proyecto.

Tareas:

• Concordancia entre la documentación del sistema de calidad y la realización práctica de procesos y tareas.
• Difusión y conocimiento del sistema por parte del personal, y facilidad de acceso a la documentación del mismo.
• Grado de aplicación de los procedimientos e instrucciones.
• Mediciones para la mejora, su tratamiento y análisis, en especial el tratamiento de las No Conformidades.
• Revisión del Sistema.
• Apertura de acciones correctivas y preventivas tendientes a eliminar no conformidades en la documentación y de los procesos

Cuando el Sistema de Gestión está implantado (una vez documentado, funcionando y monitoreado por auditorias internas) la organización está en condiciones de solicitar la auditoria externa por la entidad certificadora seleccionada para que examine y evalúe la conformidad del Sistema de Gestión implantado con los requisitos definidos en la norma a certificar.

Superando la auditoría con éxito, se recibe el certificado que demostrará a sus clientes confianza en la gestión de sus procesos.

El proceso de certificación no finaliza con la emisión del certificado, ya que anualmente, la entidad certificadora efectúa diferentes evaluaciones de seguimiento a fin de comprobar que se siguen cumpliendo los requisitos de calidad, y el certificado ha de renovarse cada 3 años.

Si durante la auditoria realizada, la entidad certificadora detectara alguna no conformidad en el Sistema implantado, imputable a la estructura o desarrollo del mismo, YUME Consultores se compromete a implantar las acciones correctivas pertinentes a fin de subsanar las deficiencias detectadas.